Privacy statement

Privacy Statement

In het kader van de dienstverlening van Dicke Röell Breedveld (hierna: “DRB” of “wij”) worden persoonsgegevens verwerkt. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert DRB als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”).

Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, treft u hieronder aan:

Dicke Röell Breedveld

Burgemeester van Karnebeeklaan 17

2585 BA Den Haag

070-3617009

privacy@drbgroep.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Kandidaten (vacatures bij onze opdrachtgevers)

Indien u in onze kandidatendatabase wil worden opgenomen, kunnen wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door u verstrekt;
Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door u verstrekt of door ons verzameld zoals uw IP-adres;
Nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats, zoals door u verstrekt;
Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften, overzicht van nevenfuncties), motivatiebrief en informatie over (gewenste) primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals door u verstrekt;
Referenties zoals door u of uw referent verstrekt, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken, resultaten van assessments en competentietesten en schriftelijke communicatie met u;
Wanneer u bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen, zoals door u verstrekt;
Overige gegevens met het oog op de bemiddeling van de kandidaat, zo kunnen persoonsgegevens van de kandidaat voorkomen in gespreksverslagen van gesprekken die door DRB met opdrachtgevers worden gevoerd;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Referenten

Indien u een referentie verstrekt voor een van onze kandidaten of voor een persoon die op een vacature bij DRB solliciteert, kunnen wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken:

Naam, e-mailadres en telefoonnummer, functie, naam van de organisatie waar referent werkzaam is en/of in verleden is geweest, zoals door u verstrekt;
Persoonlijke mening over de geschiktheid van een kandidaat voor een openstaande vacature bij een van onze opdrachtgevers of bij DRB, zoals door u verstrekt.

Deelnemers aan masterclasses en trainingen

Wanneer u deelneemt aan een van onze masterclasses of trainingen, kunnen wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken:

Naam, telefoonnummer, e-mailadres zoals door u verstrekt;
Eventuele vragen of opmerkingen die u op het aanmeldformulier heeft ingevuld;
Eventuele e-mailcorrespondentie met u en uw IP-adres;
Gegevens zoals u door u op het door DRB verstrekte evaluatieformulier zijn ingevuld;
Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door u verstrekt;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Coaching

Indien u gebruik maakt van onze coachingdiensten, kunnen wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door u verstrekt;
Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door u verstrekt of door ons verzameld zoals uw IP-adres;
Gegevens die betrekking hebben op uw coachingsprogramma (waaronder e-mails, door u ingevulde vragenlijsten, gespreksverslagen, evaluatieformulieren, tests etc.) zoals door u verstrekt. Deze gegevens kunnen bijzondere persoonsgegevens betreffen, zoals gegevens over uw gezondheid, indien u ervoor kiest om deze gegevens aan ons te verstrekken;
Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer, zoals door u verstrekt;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Sollicitanten (vacatures bij DRB)

Indien u voor een functie bij DRB solliciteert (voor de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u als kandidaat via DRB bij een van onze opdrachtgevers solliciteert of in de kandidatendatabase wilt worden opgenomen, verwijzen wij u naar de sectie “Kandidaten”), kunnen wij voor de afhandeling van uw sollicitatie de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door u verstrekt;
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door u verstrekt of door ons verzameld zoals uw IP-adres;
Nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats, zoals door u verstrekt;
Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften, overzicht van nevenfuncties), motivatiebrief en informatie over (gewenste) primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals door u verstrekt;
Referenties zoals door u of uw referent verstrekt, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken, resultaten van assessments en competentietesten en schriftelijke communicatie met u;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Opdrachtgevers

Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) onze opdrachtgevers verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door opdrachtgever verstrekt;
Overige (contact)gegevens (geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en een intern administratienummer, zoals door opdrachtgever verstrekt of door ons verzameld zoals uw IP-adres;
Gegevens met het oog op de behandeling van recruitment- en coachingverzoeken en de uitvoering van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst, zoals door opdrachtgever verstrekt of door ons gegenereerd, zoals gespreksverslagen over openstaande vacatures en kandidaten;
Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door opdrachtgever verstrekt of door ons gegenereerd;
Wanneer u bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien u deze informatie aan ons verstrekt relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Leveranciers

Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”) verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door leverancier verstrekt;
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door leverancier verstrekt;
Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten zoals door leverancier verstrekt;
Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door leverancier verstrekt of door ons gegenereerd;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Derden

DRB kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals bezoekers van onze website www.drbgroep.nl en adviseurs met wie DRB contact heeft) verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan DRB bekend gemaakt;
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan DRB bekend gemaakt;
Gegevens in verband met een bezoek aan de website drbgroep.nl waaronder het IP-adres, zoals uiteengezet in ons Cookie Statement;
Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door derden aan DRB zijn verstrekt in het kader van de dienstverlening van DRB of deze derde;
Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Minderjarigen

DRB richt zich met haar dienstverlening niet op minderjarigen en DRB verwerkt derhalve in beginsel geen persoonsgegevens van personen onder de 18 jaar.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van een derde;
Met uw

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

DRB gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) DRB dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

om de gevraagde diensten te kunnen verlenen zoals het invullen van vacatures, het uitvoeren van (vertrouwelijke) zoekopdrachten en het aanbieden van masterclasses en trainingen (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening, d);
voor de administratie van DRB, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening);
om u toegang tot onze website te verschaffen ten behoeve van de beveiliging en het bijhouden van gebruikersstatistieken van onze website en het kunnen tonen van specifieke content zoals video’s (a, b en c: het belang om een veilige en geoptimaliseerde website aan u te kunnen bieden, d);
om contact met u te houden en om gericht met u te communiceren, onder meer door onze communicatie af te stemmen op specifieke doelgroepen via de inzet van profilering (a, b, c: het belang om de diensten van DRB onder de aandacht van onze opdrachtgevers te brengen, d);
voor het behandelen van uw sollicitatie bij DRB (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande vacature);
voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle zoals het opsporen, voorkomen en bestrijden van fraude en illegale activiteiten. (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren en het belang om fraude en illegale activiteiten tegen te gaan);
voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen waaronder maar niet beperkt tot het naleven van juridische uitspraken en bevelen en het beantwoorden aan verzoeken van overheden (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen)

Aan wie verstrekken we uw persoonsgegevens?

DRB verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt DRB er voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door DRB ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan accountants of onze juridische adviseurs. Wanneer wij voor onze dienstverlening persoonsgegevens met onze opdrachtgevers delen, gebruiken deze opdrachtgevers uw gegevens voor hun eigen doeleinden en acteren zij als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG.

DRB kan uw persoonsgegevens delen met:

Leveranciers (bijv. softwareleveranciers zoals CM.com Netherlands B.V., deurwaarders, koeriersdiensten, accountants etc.);
Onze opdrachtgevers;
Gerechten en overheidsinstellingen (bijv. toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties);
Onze rechtsopvolger(s) ingeval DRB wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf en tevens met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;
Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Ten behoeve van de dienstverlening kan DRB persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal DRB erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u meer informatie wil ontvangen over de aanwezige passende of geschikte waarborgen voor de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie of wanneer u daarvan een kopie wenst te ontvangen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

DRB bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Wij bewaren bepaalde persoonsgegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het bewaren van bepaalde boekhoudgegevens gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de op ons ex artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) rustende fiscale bewaarplicht.
Wanneer u reageert op een vacature die via DRB wordt aangeboden of een ‘open sollicitatie’ stuurt (bijv. wanneer u ons uw CV mailt zonder daarmee op een specifieke vacature te reageren), bewaren wij uw gegevens tot vier weken na afloop van de specifieke sollicitatieprocedure respectievelijk vier weken na ontvangst van uw ‘open sollicitatie’.
Wanneer wij u uitnodigen voor een gesprek nemen wij uw NAW-gegevens, uw CV en de aantekeningen van de met u gevoerde gesprekken op in onze kandidatendatabase. Uw CV verwijderen wij na 24 maanden uit onze kandidatendatabase, de overige gegevens bewaren wij tot u aangeeft dat u niet langer in onze kandidatendatabase wilt staan; wij zullen deze gegevens dan uit onze kandidatendatabase verwijderen.
Wanneer u gebruikt maakt van onze coachingdiensten, worden de persoonsgegevens die ten behoeve van de coaching zijn verwerkt, na afloop van het coachingsprogramma verwijderd. NB: als u tevens in onze kandidatendatabase bent opgenomen, gelden ten aanzien van de daarin opgenomen gegevens bovengenoemde bewaartermijnen.
Wanneer u een evaluatieformulier invult om onze dienstverlening te beoordelen, zullen wij deze formulieren na een jaar verwijderen. Deze termijn geeft ons de tijd om uw feedback te verwerken en waar relevant, u terugkoppeling te geven.
De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie bij DRB aan DRB verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Wanneer u in dienst treedt bij DRB zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.

Voor de bewaartermijnen van de informatie die via cookies op onze website wordt verkregen, verwijzen wij naar ons Cookie Statement.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is ter behartiging van DRB’s gerechtvaardigde belangen, zoals het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

Beveiliging

DRB heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via privacy@drbgroep.nl.

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door DRB:

het recht om te verzoeken of DRB persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).

DRB maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via privacy@drbgroep.nl of per post via:

Dicke Röell Breedveld

Burgemeester van Karnebeeklaan 17

2585 BA Den Haag

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door DRB, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacy Statement is voor het laatst aangepast op 27 juni 2022. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacy Statement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streeft DRB er naar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.